A számítógépes fájljaidat, mappáidat megszervezése

Fájlok ellenőrzése a számítógépen

A számítógépen lévő fájlmappák rendszerezése szükséges a produktív digitális munkakörnyezethez. Mielőtt elkezdenénk, foglalkoznunk kell a fájlszervezési rendszerek fő problémájával: saját magával. Ne fáradj azzal, hogy olyan összetett rendszert hozol létre, ahol a szervezési fájlmappák színkóddal vagy címkékkel vannak ellátva. Ez körülbelül három percig fog tartani.

Elsődlegesen olyan rendszert kell bevezetned, amelyet valóban be tudsz tartani. Ha minden rendben van, akkor kezdhetsz hozzá a haladó szervezési módszerekhez.

Ha még a tegnap letöltött fájlokat sem találod, akkor egy egyszerű és könnyen használható szervezési módszerrel kell kezdened. Mint minden cél esetében - és a célmeghatározásról van egy teljes útmutatónk, amit érdemes megnézned - a következetesség a legfontosabb. Később bonyolultabbá teheted.

Most nézzünk meg néhány módszert, amellyel rendszerezheted a számítógéped fájljait. Ezáltal tippeket kaphatsz arra is, hogyan rendezd el az asztalodat.

Hogyan szervezzük meg a számítógépes fájlokat: Döntsd el a struktúrát

Kíváncsi vagy, hogyan szervezd meg a számítógépes fájlokat? Három fő módja van annak, hogy felépítsd a fájlrendszeredet:

projekt- vagy ügyfélalapú

dátumalapú

fájltípus-alapú

Mindegyik módszernek vannak előnyei és hátrányai. Használhatod az egyes fájlszervezési rendszerek kombinációját is. Például mindent csoportosíthatsz projekt szerint. Az egyes projekteken belül aztán csoportosíthatod a fájlokat fájltípus évenként, vagy akár ügyfél szerint is. Nézzünk meg néhány módszert, amellyel rendszerezheted a számítógépes fájljaidat. Válaszd ki azt a számítógépes fájlszervezési rendszert, amelyik a legjobban illik a munkafolyamatodhoz, és ragaszkodj hozzá.

Az ebben a részben található tippek a macOS Ventura 13.2 használatával készültek. Ha más operációs rendszerrel rendelkezel, a lépéseid kissé eltérőek lehetnek.

1. Projekt- vagy ügyfélalapú fájlszervezési rendszer

A fájlmappák ügyfél szerinti rendszerezése gyors és egyszerű módja a fájlok rendszerezésének. A projekt- vagy ügyfélalapú struktúra talán a legegyszerűbben megvalósítható fájlszervezési rendszer. Minden projekt vagy ügyfél saját dedikált mappát kap. Az egyes projekt- vagy ügyfélmappákon belül tárolja az összes releváns fájlt és dokumentumot.

A projekt vagy ügyfél alapú felépítést az teszi olyan jól működőképessé, hogy agyatlan. Ha az A fájl az X ügyféllel kapcsolatos, akkor az X mappába kerül. Ha a B fájl az Y ügyféllel kapcsolatos, akkor - megdöbbentő módon - az Y mappába kerül. Ha több projektje van ugyanannak az ügyfélnek, két lehetősége van. Adhat minden projektnek saját felső szintű mappát, vagy az egyes ügyfélmappákon belül külön projektmappákat is létrehozhat.

Ahol a projekt- vagy ügyfélalapú fájlrendszer kezd szétesni, az az, amikor sok olyan általános fájlt kezel, amelyeknek több projekthez vagy a szervezet egészéhez van közük. Meg lehet borotválni egy "Általános" projektfájl mappát, de ez gyorsan több problémát okozhat, mint amennyit megold. Hasonlóképpen a duplikált fájlok szinte soha nem jelentenek megoldást.

A másik eset, amikor nehézségekbe ütközhet egy projekt vagy ügyfél beállítása során, az, amikor sok különböző fájl van. Ilyenkor a mappák teljesen összevisszaságba kerülnek. A megoldás ebben az esetben az, ha a projekt- vagy ügyfélmappákon belül a következő két beállítás egyikét használja. Általánosságban azt javaslom, hogy alapértelmezés szerint a projekt vagy ügyfél beállításokat használjuk. Nagyon egyszerű betartani, és ez egy kis szükséges szervezettséget ad a számítógépének. Még ha az egyes projekt- vagy ügyfélmappák kicsit rendetlenek is, a dolgok sokkal jobbak lesznek, mint voltak.

2. Dátumalapú fájlszervezési rendszer

A dátumalapú rendszerezés segíthet abban, hogy könnyen megtaláld a fájljaidat. A dátumalapú struktúrájú fájlszervezési rendszerrel általában minden évnek van egy mappája, minden hónapnak egy almappával. Attól függően, hogy mennyi fájllal dolgozik, további almappák is lehetnek minden hétre . A dátumalapú struktúra használata megkönnyíti az adott időszakból származó fájlok megtalálását. Így például könnyen hozzáférhet az előző év januári pénzügyi nyilvántartásaihoz.

A dátumalapú fájlszervezési rendszer akkor a legjobb, ha rendszeresen ugyanazt a néhány feladatot végzi, vagy hasonló fájlokkal dolgozik. Ha hetente kap pénzügyi vagy marketingjelentéseket, amelyek ugyanaz a dokumentum, csak más számokkal, akkor ez ideális.

Nem praktikus az ilyen típusú fájlokat projekt szerint csoportosítani. Minden mappában gyorsan felhalmozódna 200 jelentés, és amúgy is minden ugyanabba a projektbe tartozik, így lényegében mindent elölről kezdene. A dátumalapú struktúra problémái az erősségeihez kapcsolódnak. Hacsak nincs nagyszámú hasonló fájlja, akkor ez túlzás, és nem fogja zavarni, hogy ragaszkodjon hozzá. Emellett nem működik túl jól, ha hosszabb ideig dolgozik ugyanazon a fájlon. A marketingbemutatót annak a hónapnak a mappájában hagyja, amelyben készült? Abban a hónapban, amikor befejezte? Abban a hónapban, amikor utoljára használta?

Gondold át, hogy milyen munkát végzel. Valószínűleg nagyon is nyilvánvaló lesz, hogy a dátumalapú rendszer megfelelő-e számodra vagy sem.

3. Fájltípus-alapú fájlszervezési rendszer

A fájltípus alapú szervezés a fájlok rendszerezésének bevált módja. A fájltípus-alapú számítógépes fájlszervezési rendszer mindent aszerint csoportosít szervezeti fájlmappákba, hogy milyen típusú fájlról van szó. Ennek nem kell szigorúan számítógépes fájltípus szerint történnie, hanem használhatsz olyan nevű mappákat is, mint pl:

marketing

prezentációk

pénzügyek

és hasonlók

Az egyes mappákon belül helyezd el az összes ilyen típusú fájlt. A fájltípus-alapú struktúrák nem működnek jól a legfelső szintű struktúraként. Ez csak akkor működik jól, ha nem kell olyan sok fájlt kezelni. A legtöbb ember számára a fájltípus-alapú struktúra akkor működik a legjobban, ha: egy ügyfél-, projekt- vagy dátumalapú struktúrán belül. Ha az ügyfélmappáid kezdenek rendetlenné válni, adj hozzá fájltípus-alapú almappákat. Ismét gondolj arra, hogy milyen munkát végez. Ha csak néhány dologról van szó újra és újra, akkor a mappák szervezésének fájltípusos módszere lehet a megfelelő számodra. Ellenkező esetben maradj az almappák használatánál.

4. Időérzékeny szervezési rendszer

Az időérzékeny szervezés nagyszerű módja az asztali fájlok rendszerezésének. A fájlok szervezésének legjobb módja az, amelyik a legjobban megfelel az igényeidnek. Az asztali fájlok szervezésének egyik hatékony módja az időérzékeny szervezeti rendszer létrehozása. Ez a rendszer magában foglalja a fájlok kategorizálását fontosságuk és sürgősségük alapján.

Íme az öt kategória:

Sürgős: A Sürgős kategóriába azok a fájlok tartoznak, amelyek azonnali figyelmet vagy intézkedést igényelnek. Ezek lehetnek kritikus dokumentumok, sürgős e-mailek vagy időérzékeny projektek, amelyek azonnali figyelmet igényelnek.

Fontos- Időérzékeny: Ez a kategória olyan fájlokat tartalmaz, amelyek fontosak, de nem feltétlenül sürgősek. Ezek a fájlok időérzékenyek, és az Ön figyelmét igénylik, de nem feltétlenül azonnal.

Fontos- Nem időérzékeny: Ebbe a kategóriába olyan fájlok tartoznak, amelyek fontosak, de nincs konkrét határidő. Ezek a fájlok fontosak lehetnek a hosszú távú tervezés vagy a stratégiai gondolkodás szempontjából.

Őrizd meg a nyilvántartás számára: Ebbe a kategóriába olyan fájlok tartoznak, amelyeket a jövőbeni hivatkozáshoz meg kell őrizni. Ezek a fájlok nem feltétlenül sürgősek vagy fontosak, de olyan információkat tartalmaznak, amelyekre a jövőben szükséged lehet.

Szemét: Ebbe a kategóriába olyan fájlok tartoznak, amelyekre már nincs szükség, vagy amelyeknek nincs értékük. Ezek a fájlok zsúfolttá tehetik a számítógépet, és megnehezíthetik a keresett fájlok megtalálását.

Tippek a számítógépes fájlok rendszerezéséhez

Szeretnéd megtudni, hogyan lehet a legjobban rendszerezni a fájlokat? Hogy a lehető legtöbbet hozhassa ki fájlrendezési rendszeréből, összeállítottunk öt legjobb tippet a számítógépes fájlrendezéshez.

1. Hozz létre egy világos számítógépes iktatási struktúrát

Kezdd azzal, hogy létrehozol egy világos és logikus számítógépes iktatási struktúrát, amelynek van értelme számodra. Ez lehet olyan egyszerű is, mint egy fő mappa a munkahelyi és a személyes fájloknak.

Hozz létre egy világos fájlstruktúrát, hogy minden fájlodat megtalálhasd

Hozz létre egy áttekinthető számítógépes iktatási struktúrát, hogy minden fájlodat megtaláld.

2. Használj leíró és következetes fájlneveket

Ügyeljünk arra, hogy egyértelmű és leíró fájlneveket használjunk. Próbálj meg olyan elnevezési konvenciót használni, amelynek értelme van számodra, és légy következetes vele.

3. Töröld a felesleges fájlokat

Rendszeresen nézd át a fájljaidat, és töröld azokat, amelyekre már nincs szükséged. Ez segít rendezetlenül tartani a számítógépedet, és könnyebben megtalálod, amire szükséged van.

Töröld a felesleges fájlokat

Törölje a felesleges fájlokat, hogy ne tömítse el a fájlrendszert.

4. Hogyan rendezzük az asztalát

Kíváncsi vagy, hogyan rendezd el az asztalodat? A számítógépes asztal megszervezése egyszerűbb, mint gondolnád. Tartsd tisztán az asztalodat úgy, hogy csak a lényeges fájlokat és mappákat tartod meg. Használjon mapparendszert minden más rendszerezéséhez.

5. Archiváld a régi fájlokat

Ha vannak olyan fájljaid, amelyekhez nem kell rendszeresen hozzáférned, de mégis szeretnéd megtartani őket, archiváld őket. Ez azt jelenti, hogy áthelyezzük őket egy külön "Archívum" mappába vagy külső merevlemezre.

5. Régi fájlok archiválása

Archiváld a régi fájlokat, hogy ne zavarják azokat a fájlokat, amelyekre most vagy a jövőben szükséged lesz.

Most nézzük meg a számítógépes fájlszervezési folyamat egy figyelmen kívül hagyott sávját.

Egy nincs és kettő egy: biztonsági mentések

Győződj meg róla, hogy minden fájlodról biztonsági mentést készítesz külső merevlemezzel és a felhőben.

Győződj meg róla, hogy minden fájlodat külső merevlemezzel és a felhőben készítesz biztonsági mentést.

Most, hogy eldöntötted, hogyan fogod megszervezni a fájljaidat és mappáidat, beszélnünk kell egy nagyon fontos dologról, a biztonsági mentésekről.

A merevlemezek meghibásodhatnak és meg is hibásodnak.

Besétálhatsz az irodádba, hallhatsz egy furcsa zajt a számítógépedből, és elveszítheted a fájljaidhoz való teljes hozzáférést. Ellophatják a laptopját. Nem elég, ha jól rendszerezettek a fájljai.

Biztonságban is kell tartania őket.

Teljes útmutatót adunk a legjobb (kötelezően szükséges) Mac-alkalmazásokról. Ebben szerepel néhány biztonsági mentést készítő alkalmazás a számítógépes fájlszervezéshez.

Ha jó biztonsági mentésekről van szó, többszintű biztonságra van szükséged. De mi történik, ha leég a házad, és benne van a számítógéped és a biztonsági mentési meghajtód is? Az összes adatodnak annyi.

Itt jönnek a képbe az offsite biztonsági mentések és a felhőalapú biztonsági mentések.

Az általam preferált rendszer az, hogy az összes fontos fájlomat a Dropboxomban tartom. Használhatja a Google Drive-ot vagy a Microsoft OneDrive-ot is.

Amint lefuttatom ezeket a felhőmentéseket, a felhőbe mentem őket. Ez nem igazi biztonsági mentés, mivel nincs verziókezelés és korlátozottak a helyreállítási lehetőségek. Azonban ez egy nagyszerű első réteg.

Ha gyors internetkapcsolattal rendelkezel, akkor az összes fájl, amin dolgozol, egy felhőszolgáltatásban tartása nagyszerű módja a biztonságnak. Ez nem biztos, hogy lehetséges, ha több terabájtnyi adatot dolgozol, vagy ha a vállalatod házirendje nem teszi ezt lehetővé. Ez azzal az előnnyel is jár, hogy a fájljaid bárhonnan elérhetővé válnak.

Ha olyasmit csinálsz, ahol fennáll a kockázata annak, hogy elveszíted a dátumodat, készíts helyi biztonsági másolatot. Így gyorsan visszaállíthatja fájljait anélkül, hogy meg kellene várnia, amíg letöltődnek az internetről.

Ügyelj arra, hogy minden fontos fájlodról legyen külső biztonsági mentés és automatikus biztonsági mentés. Ha nem teszed meg, azt kockáztatod, hogy minden adatod elveszik.

Legjobb gyakorlatok a számítógépes fájlok szervezéséhez

A legfontosabb szempont a szervezett fájlstruktúra létrehozásával kapcsolatban az, hogy ragaszkodj hozzá. Íme néhány legjobb gyakorlat, hogy ezt meg is tegye, és az új, rendezett beállításait is használja.

Hagyd ki az asztalt. Soha, de soha ne tárolj fájlokat az Asztalon. Csak rendetlennek és zsúfoltnak tűnik. Ha egy fájlt USB-kártyáról az Asztalra húzol, azonnal iktasd el. Ez egy jó tipp a számítógépes asztal megszervezéséhez.

Hagyd ki a letöltéseket. Ne hagyd, hogy a fájlok a Letöltések mappában üljenek. Vagy iktasd őket oda, ahová tartoznak, vagy töröld őket.

Azonnal iktasd a dolgokat. Ha vársz a dolgok iktatásával, azok kicsúsznak a kezedből. Amint létrehozol vagy kapsz egy fájlt, azonnal tedd a megfelelő helyre.

Hetente egyszer válogass szét mindent. Minden hétfő reggel vagy péntek este nézd át azokat az aktákat, amelyeken az adott héten dolgoztál. Győződj meg róla, hogy a megfelelő helyen vannak. Tegyél rendet, töröld a felesleges fájlokat, és általában véve akadályozd meg a dolgok rendetlenségét, mielőtt azok túlságosan elfajulnának.

Használjon leíró neveket. Amikor elnevezed a fájljaidat, adj nekik leíró neveket. A "marketingterv" nem jó. A "Marketingterv - X ügyfél - január" sokkal jobb.

A keresés hatékony. A modern operációs rendszerek keresési funkciója nagyon hatékony. Ha nem tudsz megtalálni egy fájlt kereséssel, próbálj meg rákeresni. Ha helyesen nevezted el a fájljaidat és mappáidat, akkor könnyen megtalálod.

Ne használj túl sok mappát. A túl sok egymásba ágyazott mappa bosszantóvá válik. Minden mappában legalább körülbelül 10 fájlnak kell lennie. Ha minden mappában csak két vagy három fájl van, akkor át kell gondolnod a struktúrádat.

Maradj meg ennél. Ne add fel néhány nap után. Mindig kell egy kis idő, hogy alkalmazkodjunk valami újhoz. Kötelezd el magad, hogy néhány hétig használod a fájlstruktúrádat, mielőtt elvetnéd.

Folytasd a finomhangolást. A felülről lefelé irányuló rendszerek hülyeségek; ritkán működnek. Kezdd az általam ajánlott struktúrák egyikével, és aztán finomítsd menet közben. Inkább igazítsd a munkafolyamatodhoz, minthogy egy merev fájlstruktúrához próbáld meg kényszeríteni a munkafolyamatodat.

Befejezés

Egy rendezett számítógépet sokkal kellemesebb használni. Ha tudod, hogy minden fájl hol van tárolva, akkor a termelékenységed nőni fog, és nem kell időt pazarolnod a fájlok keresésére.

Ha már kialakítottál egy fájlszervezési rendszert, tartsd magad hozzá. Mindössze néhány órára van szükség egy délután a felállításához, és a fájljaid pillanatok alatt rendezettek lesznek!