Hogyan használjuk hatékonyan a Google Drive-ot

Még ha csak néhány tucatnyi dokumentumod van is ott, ezek a tippek segítenek abban, hogy jobban - és gyorsabban - kezeld őket.

1. Fájlok villámgyors megtalálása a kereséssel

Ahelyett, hogy a Google Drive összes fájlját átnéznéd a Google Drive-ban, a keresősáv lehetőségeivel pontosan azt keresheted, amire szükséged van. Nem kell többé késve megjelennie a megbeszéléseken, mert elfelejtette, hol iktatta a prezentációját.

2. Egyszerűvé teszi munkája nyilvános megosztását

Szeretné megosztani dokumentumát, prezentációját vagy táblázatát a világgal? Csak kattintson a fájl > közzététel a weben gombra, és máris kap egy nyilvános linket, amelyet bárkivel és mindenkivel megoszthat.

Bónusz: a dokumentum automatikusan frissül online, amikor a Google Drive-ban változtat rajta.

3. Nyomon követheti a szerkesztéseket a beérkezett üzenetekből

A Google Drive legjobb tulajdonsága, hogy lehetővé teszi, hogy megjegyzéseket, javaslatokat tegyen, és e-mail címeket jelöljön meg a csapatával megosztott fájlokhoz. Ha pedig úgy dönt, hogy e-mail értesítést kapjon ezekről a frissítésekről, akkor az alkalmazás megnyitása nélkül is naprakészen értesülhet a dokumentumaiban végrehajtott változtatásokról.

4. Mentés egyenesen a webről

A Mentés a Google Drive-ra Chrome bővítmény, ahogy a neve is sejteti, lehetővé teszi, hogy dokumentumokat, képeket, hangokat, videókat és egyebeket egyenesen egy weboldalról mentsen az Ön által kiválasztott Google Drive mappába. Szuperül használható az egyébként trükkös, egész oldalas képernyőfotókhoz!

5. Szöveg kihúzása képekből

Ne pazarold az időt a másolni kívánt PDF-ek vagy képek szövegének újbóli begépelésére. A Google Drive azon opciója, hogy a Google Dokumentumok segítségével nyisd meg őket, automatikus optikai karakterfelismeréssel rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy néhány másodperc alatt egy olyan dokumentumot kapsz, amelyben mind az eredeti fájl, mind az abból származó szöveg készen áll a formázásra és felhasználásra, ahol csak akarod.

6. A Microsoft-dokumentumok Google-dokumentumokká konvertálása az egyszerű hozzáférés érdekében

Google-meghajtó

Az Office Editing for Docs, Sheets, and Slides Chrome-bővítmény életmentő, ha valaki Word-dokumentumot vagy Excel-táblázatot küld. A Google Drive néhány kattintással átalakítja a fájlt a Google formátumára, így nem kell még egy programot vásárolnia a számítógépére.

7. Hosszú linkek lerövidítése

Google Drive

Rendezze a hosszú (és nem túl szép) Google-dokumentumok URL-címeit az URL-rövidítő kiegészítővel.

8. Csevegjen a csapatával, miközben egy dokumentumon dolgozik

Google Drive

Ha valakivel ugyanazon a Google Drive-dokumentumon dolgozol, ott helyben, valós időben cseveghetsz, hogy kérdéseket tegyél fel, ötleteket cserélj, vagy megbeszéljétek a gondolataidat. Ha pedig néhány percre át kell váltania egy másik eszközre, közvetlenül a böngésző lapján értesítést kap az új csevegőüzenetekről.

9. Fájljainak biztonsági mentése és szinkronizálása bármely eszközzel

Google Drive

A Google Biztonsági mentés és szinkronizálás eszközével automatikusan feltöltheti és tárolhatja a fájlokat (és persze a bennük végrehajtott módosításokat) a számítógépéről, hogy bármely más eszközről hozzáférhessen hozzájuk a Google Drive segítségével. Remek módja annak, hogy készítsen egy olyan extra másolatot az adataiból, amire tényleg szüksége van.

10. Színkoordinálja a fájljait az elegáns szervezés érdekében

Google Drive

Gyorsan meg kell találnia bizonyos Google Drive fájlokat? Állítsa be a színüket valami szemet gyönyörködtetőre, és gyorsan megtalálhatja őket.

11. Használjon parancsikonokat, hogy megspórolja magának az összes kattintást

Google-meghajtó

A Google Drive teljes listát tartalmaz a billentyűparancsok közül, amelyekkel kattintásokat és időt takaríthatsz meg. Ezeket pedig a "Ctrl" és a "/" billentyűkkel egy Chromebookon vagy Windows számítógépen, illetve a "Cmd" és a "/" billentyűkkel egy Mac számítógépen közvetlenül a kezedben tarthatod.

Ezekkel az eszközökkel és trükkökkel biztosan időt takarítasz meg, és jobb munkamódszereket találsz. És ha a Google Drive még nem a digitális "nem tudok nélkülözni", mindenképpen próbáld ki őket, és lehet, hogy beleszeretsz abba, hogy milyen sokféleképpen gyorsítja és egyszerűsíti az online feladatokat.

Google Drive tipp, amit nem hagyhatsz ki

A Google online tárhelyszolgáltatása már eleve egy kiváló fájltároló és szinkronizáló eszköz, de ezekkel a top tippekkel elámulhatsz, hogy mire képes.

A Google Drive átfogó online fájltárolást és szinkronizálást kínál, hasonlóan az olyan szolgáltatásokhoz, mint a Dropbox és a Microsoft OneDrive. A jó hír az, hogy ha van fiókod a Google-nál, akkor 15 GB ingyenes tárhely jár hozzá, és azonnal elkezdheted használni.

A Drive azonban ennél jóval több. Ez a központi központja a Google teljes online irodai csomagjának is, amely magában foglalja a Dokumentumok, a Táblázatok és a Diák - a Google online szövegszerkesztő, táblázatkezelő és prezentációs eszközeit. Ha pedig fizetős üzleti fiókkal rendelkezik, vagy munkahelyi hozzáféréssel, akkor ugyanez a csomag néhány extrával kiegészítve a Google Workspace nevet viseli. Mindkettő a Google Drive-ot használja az irodai fájlok központi tárolójaként.

Ahol azonban hiányt találhat a Google Drive-ban, az a 15 GB, amely gyorsan megtelhet, mivel számos más szolgáltatás, köztük a Google Fotók és a Gmail is megosztja ezt a helyet. (A Google tavaly megszüntette a korlátlan Fotók és a Drive tárolási lehetőségét.) A Google One előfizetéssel frissíthet, amely havi 1,99 dollárért vagy évi 19,99 dollárért 100 GB-ra bővíti a felhőalapú tárhelyet, és néhány egyéb extrát is kínál, például VPN-t. Ezek tehát a Google Drive alapjai, de amire szükséged van, azok a titkok - azok a tippek és trükkök, amelyek egy másik szintre emelik a Drive használatát.

1. Rövidítések az egyszerű hozzáféréshez

Shortcuts

A Windowsban a parancsikon úgy néz ki, mint egy fájl, mondjuk az asztalon, amelyre kattintva megnyílik egy valójában máshol tárolt fájl. A Google Drive mostantól támogatja a parancsikonokat, mondhatni. Ha van egy elemed, és több Drive-mappában szeretnéd tárolni, akkor létrehozol egy parancsikont, hogy ne legyen duplikáció. A parancsikont átnevezheti, áthelyezheti vagy akár törölheti is - az eredetire nincs hatással. Ha mégis vannak duplikált fájlok a Google Drive-ban, ne aggódjon amiatt, hogy ezt maga javítja ki. A Google azt tervezi, hogy valamikor idén kezdődően megteszi ezt helyetted(Új ablakban nyílik meg). Addig is, a parancsikon létrehozásához:

A böngészőben lépj a Google Drive-ra(Új ablakban nyílik meg).

Kattints jobb gombbal arra a fájlra vagy mappára, ahol a parancsikont létre akarod hozni.

Kattints a parancsikon hozzáadása a Drive-hoz gombra.

Válaszd ki azt a helyet, ahová a parancsikont szeretnéd elhelyezni.

Kattints a parancsikon hozzáadása gombra.

2. Fájlok áthelyezése kivágással és beillesztéssel

A Google Drive felületén a böngészőben áthúzhatod a fájlokat, de néha nem szeretnéd az egeret használni, miközben mappáról mappára lépkedsz. Ebben az esetben billentyűparancsok segítségével kivághatsz (Ctrl+X) vagy másolhat (Ctrl+C) egy tárolt fájlt, navigálhat a kívánt helyre, majd a Ctrl+V billentyűkombinációval beillesztheted, ugyanúgy, mint a macOS Finder vagy a Windows Explorer programban. A működéshez Chromium böngészőre (Google Chrome vagy Microsoft Edge) lesz szükséged.

3. Szerezz egy gyorslinket

Ha közvetlenül egy fájlra szeretnél hivatkozni a Google Drive-ban, jelöld ki azt, és nyomd meg a Ctrl+C billentyűkombinációt a másoláshoz. Ezután lépj a dokumentumodhoz vagy e-mailhez vagy bármi máshoz, és nyomd le a Ctrl+V billentyűkombinációt a dokumentum nevének beillesztéséhez, benne a teljes linkkel, vagy a Ctrl+Shift+V billentyűkombinációt a csak az URL beillesztéséhez.

4. Telepítsd a meghajtót az asztalra

A Google Drive szinkronizálódik az eszközök között, így egy projektet elindíthat a számítógépen, és folytathatod a telefonodon, táblagépeden vagy otthoni laptopodon. Ráadásul bármilyen dokumentummal működik, nem csak a natív Docs, Sheets és Slides dokumentumokkal. Telepítsd a Drive for Desktop(Új ablakban nyílik meg) programot a számítógépedre, hogy automatikusan biztonsági másolatot készíts a fájlokról a számítógépedről (te választod ki a mappákat) a Google Drive-ra vagy akár a Google Fotókra. Ezeket a fájlokat aztán könnyedén elérheted az iOS és Android mobil Google Drive alkalmazások segítségével. (Csak az ingyenes fiókok 15 GB-os adatkorlátjára kell figyelni, ha mindent biztonsági mentést készítesz.)

5. Fájltípusok hozzáadása a könyvjelzősávhoz

Ha gyorsan szeretnél egy új dokumentumot, táblázatot, prezentációt vagy rajzot létrehozni, hogy hozzáadhasd a Drive-hoz, akkor a következő linkeket manuálisan add hozzá a böngésző könyvjelzősávjához (a szerkesztéshez látogass el a Chrome böngészőben a chrome://bookmarks oldalra).

6. Húzd és dobd a Drive-ba

A Google Drive felületén van egy nagy "Új" gomb az új fájlok létrehozásához. Ugyancsak ezzel tölthetsz fel egy fájlt vagy mappát. Hagyd ki ezt a részt, és húzd a fájlokat a Windows Explorerből vagy a macOS Finderből egyenesen a Google Drive listájába. A böngészőképernyő alján egy felhő látható egy felfelé mutató nyíllal, amely jelzi, hogy elengedheted a húzott fájlt. Még jobb, ha az egérrel az egyik Drive-mappa neve fölé méssz, hogy azonnal egy mappába dobd a fájlt.

7. Offline hozzáférés a Drive fájlokhoz

A Google Drive-on tárolt fájlokat általában akkor érheted el, ha a böngésződ vagy az eszközöd csatlakozik az internethez. De azokban az esetekben, amikor a Wi-Fi nem elérhető, a Google Drive támogatja az offline hozzáférést. Először telepítsd a Google Docs Offline(Új ablakban nyílik meg) Chrome-bővítményt (ez csak Chromium-alapú böngészőkben, például a Google Chrome-ban vagy a Microsoft Edge-ben működik), majd lépj a Google Drive beállításai(Új ablakban nyílik meg) menüpontba. Jelölje be a Create, open and edit your recent Google Docs, Sheets, and Slides files on this device while offline. Ezzel aktiválódik a lehetőség, de ki kell választanod, hogy mely fájlokat szeretnéd elérni offline. Navigálj vissza a drive.google.com oldalra(Új ablakban nyílik meg), kattints a jobb gombbal a kívánt dokumentum(ok)ra (több fájl kiválasztásához nyomd meg a Shift/Ctrl vagy a Command billentyűt), és kapcsold be az Offline elérhetőséget.

8. Offline fájlok használata mobilon

Ha okostelefonon vagy táblagépen szeretnél dolgozni egy Google Drive-fájllal, de nincs internet-hozzáférése, állítsd be előre, hogy a fájl offline is elérhető legyen. Kattints az egyes fájlok neve melletti hárompontos menüre, és állítsd be, hogy a fájl offline is elérhető legyen, ha okostelefonon vagy táblagépen szeretnél dolgozni egy Google Drive-fájllal, de nincs internet-hozzáférésed, akkor állítsd be előre, hogy a fájl offline is elérhető legyen. Kattintsunk az egyes fájlnevek melletti hárompontos menüre, és válasszuk az Offline elérhetővé tétel lehetőséget. Amikor legközelebb online lesz, az elvégzett módosítások ismét szinkronizálódnak a Google Drive-zal. A visszavonáshoz térj vissza a menübe, és válaszd az Offline hozzáférés eltávolítása lehetőséget.

9. Mentsünk el mindent, amit a Google Drive-ra találunk

Mentés a Google Drive-ra

Az olyan jegyzetelő szolgáltatások, mint az Evernote, a OneNote vagy a Pocket online tárolóként szolgálhatnak az összes digitális cuccod számára. A Google Drive-ot is hasonló módon használhatod a Google Chrome Mentés a Google Drive-ba(Új ablakban nyílik meg) nevű bővítményével, amely segítségével szinte bármit, amit online látsz, könnyedén elmenthetsz egy mappába a Drive-on. Van azonban néhány fenntartás. Egy oldalnak nem igazán csak a jó szöveges részeit tudod elmenteni - csak egy nézetét tudod elmenteni PNG-fájlként, a teljes HTML-forráskódot, vagy Google-dokumentumként (ami elrontja a formázást). Kattints a jobb gombbal egy képre, és csak azt mentheted el. Komoly információmentéshez maradj a fent említett szolgáltatásoknál.

10. A Gmail csatolmánykorlátozás megkerülése a Drive használatával

A Gmail csatolmánykorlátozás megkerülése a Drive használatával

Ha a Gmailt és a Google Drive-ot használod, szerencséd van: soha többé nem kell dokumentumot csatolnod. Csak küldj egy linket. Ez azt jelenti, hogy soha nem fogsz belefutni a 25 MB-os csatolási korlátba - helyette akár 10 gigabájt értékű fájlokat is küldhetsz.

A fájlt vagy fájlokat először fel kell tölteni a Google Drive tárhelyére. A linket a Google Drive ikonra kattintva illesztheted be a Gmail-üzenetbe az e-mail készítése képernyő alján - ez megnyitja a Fájlok beillesztése a Google Drive használatával párbeszédpanelt. Ha a fájlok a merevlemezen vannak, húzd és tedd le őket a Feltöltés fül segítségével. Ha megpróbálsz csatolni (nem linkelni) bármilyen 25 MB-nál nagyobb méretű egyetlen fájlt, a Google amúgy is automatikusan feltölti azt a Google Drive-ra, és elküldi a linket az üzenetben.

11. Minden Drive feltöltés átalakítása a Dokumentumokkal való munkavégzésre

Ha azt szeretnéd, hogy az asztalon feltöltött minden elemet - még a PDF-eket is - olyan szöveggé alakítsd át, amely a Dokumentumokkal dolgozik. Ha azt szeretnéd, hogy minden, az asztalon feltöltött elem - még a PDF-ek is - olyan szöveggé alakuljon át, amelyet Google-dokumentumként szerkeszthetsz, menj az asztalon a Google Drive-ra (nem a Dokumentumokra), kattints a fogaskerék ikonra felül, és válaszd a Beállítások menüpontot. A felugró ablakban jelöld be a Feltöltések átalakítása melletti négyzetet. A fájlok feltöltése kicsit tovább tarthat, de megéri. A végén egy olyan Google-dokumentumot kapsz, amelybe beillesztetted a képet, alatta pedig szerkeszthető szöveggel.

12. Képek feltöltése a szöveg kereséséhez

A Google Drive mobilalkalmazás egyik egyedülálló funkciója (a különálló Dokumentumok és Lapok alkalmazásokban nem) a képfeltöltés lehetősége. Miért tennéd ezt? A képen lévő szavakat a Google beolvassa, és kereshető szöveggé válik. Remekül használható egy recept, étlap, üzlet nyitvatartási rendje - bármi, amit később meg kell találnia, de nem szeretné újra begépelni. Ehhez kattints a nagy plusz ikonra, majd a Feltöltés vagy a Kamera használata lehetőségre. (Megjegyzés: Az iOS-alkalmazás nem teszi a szöveget OCR-rel szerkeszthetővé - ez csak asztali vagy Androidról működik).

13. Az összes billentyűparancs feltárása

Reveal All Keyboard Shortcuts (Összes billentyűparancsszó feltárása)

Fogadja el a billentyűparancsokat, és Google Drive-isten lesz. Csakhogy mik azok, és hogyan találja meg őket? Mindegy, hogy milyen Drive alkalmazásban vagy, akár a Google Drive főoldalán is, írd be a Ctrl+/ billentyűkombinációt, és a gyorsbillentyű menü feltárja az összes elérhető billentyűparancsot.

14. Ellenőrizd az összes keresési lehetőséget

Egy adott fájlt vagy dokumentumot keresel a Google Drive-ban? A Google jól ismeri a keresési lehetőségeket, így általában könnyű dolgod van. A speciális kereséshez nyisd meg a lehetőségeket a keresősávban a párhuzamos vonalaknak látszó ikonon keresztül, amelyen csúszkák vannak. Onnan kereshetsz a fájltípusra, a tulajdonosra, arra, hogy csillagozott, törölt vagy titkosított-e, mikor módosították utoljára, kivel van megosztva, és még sok másra. Még jobb, ha a természetes nyelvi feldolgozást használod a Drive-on való kereséskor, amivel kihagyhatja az ezoterikus keresőoperátorokat, és beírhat például valamit, mint "megkeresem a tavaly júliusi értékesítési megbeszélésem jegyzőkönyvét".

15. Színkódold a szervezeti fájljaid

Színkódolás

Segít a mappák rendben tartásában, de néha csak azt szeretnéd, ha a szemed a leggyakrabban használt mappákra irányítaná, mondjuk egy színválasztással. A Google Drive szivárványos választási lehetőségeket kínál. Kattints a jobb gombbal bármelyik mappára, és válaszd ki, hol találod meg őket.

Mindegy, hogy milyen Drive alkalmazásban vagy, akár a Google Drive főoldalán is, írd be a Ctrl+/ billentyűkombinációt, és a gyorsbillentyű menü feltárja az összes elérhető billentyűparancsot.

16. A Google Drive alkalmazások beszerzése

Nem tévesztendő össze a Dokumentum/Táblázat/Fólia bővítményekkel, számos Google Drive alkalmazás is létezik - ezek tisztán webes alkalmazások, amelyeket összekapcsolhat a Google Drive-jával. Van némi átfedés a bővítményekkel - valószínűleg nincs szükséged a HelloFax alkalmazásra és bővítményre. De a Chrome Webáruházban található alkalmazások(Új ablakban nyílik meg) megkönnyítik, hogy máshol is elvégezzen néhány extra szerkesztést.

17. Gyors keresési meghajtó az Omniboxból

Gyors keresés

Az Omnibox az, aminek a Google a Chrome böngésző tetején található URL/keresőmezőt nevezi, mivel egy URL-címre vezet, és több helyen is tud keresni. Az egyik ilyen hely a Google Drive. Kattints a jobb gombbal a dobozra, és válaszd a Keresőmotorok és helykeresés kezelése lehetőséget. Görgessen lefelé, és keresse meg a Google Drive inaktív parancsikonjai alatt (lehet, hogy a További inaktív webhelyek menüpontra kell kattintania). Ha nem látod, menj a Site Search (Oldalkeresés) menüpontra, és kattints a Add (Hozzáadás) gombra. A keresőmotorhoz írd be a "Google Drive" szót, a parancsikonok alá pedig írd be a "drive" szót (mindkettő idézőjelek nélkül), végül pedig írd be a https://drive.google.com/drive/search?q=%s címet az URL helyére, a lekérdezés helyére pedig a %s-t. Legközelebb, amikor keresni szeretnél a Google Drive-ban, írd be az Omniboxba a "drive" szót, majd a keresési feltételeket, hogy mit szeretnél.

18. A meghajtó spam blokkolása

A spam nem csak az e-mailben jelent problémát, köszönhetően a Gmail és a Google Drive közötti szoros kapcsolatnak. Egy spammer könnyen küldhet egy Google Drive fájlra mutató linket, amelyre kattints, vagy egyszerűen csak közvetlenül a Google Dokumentumok, Diák vagy Táblázatkezelőből oszt meg egy fájlt, hogy hozzáférést adjon - az automatikusan megjelenik a Google Drive-ban.

A Drive-ban lépj a Megosztva velem nézetre, és keress olyan fájlokat vagy akár egész mappákat, amelyekről tudod, hogy nem tartoznak oda. Kattintson a jobb gombbal, és válassza a Letiltás lehetőséget. Egy e-mail cím lesz hozzá társítva; ez az, akit valóban blokkol. (Ha elrontottad, és rossz személyt blokkoltál, menj a Google-fiókod Emberek és megosztások(Új ablakban nyílik meg) részének Blokkolási listájára, hogy feloldd a blokkolást).