Alapvető együttműködési és kommunikációs platformok és szoftverek használata

Az együttműködés fontosságát a mai munkahelyeken a távmunka terjedése és a technológiára való fokozott támaszkodás is megerősíti. A modern munkahely jó úton halad a teljes digitális átalakulás felé, különösen, mivel a távmunkában dolgozók növekvő számának hatékony kezelésének szükségessége prioritássá válik. Azonban túl sok vállalkozás szenved a széttagolt, széteső házon belüli alkalmazásoktól. Vállalata nagymértékben támaszkodik a termelékenység és a kommunikáció szempontjából kulcsfontosságú rendszerekre és alkalmazásokra.

A jelenlegi intraneted olyan hatékonyan és eredményesen irányítja a belső kommunikációt, ahogyan lehetne?

A kommunikációs platformok és szoftverek nélkülözhetetlenek lehetnek a jobb együttműködés és kapcsolat megkönnyítésében a vállalaton belül, valamint az ügyfelekkel és partnerekkel. A portálod, intraneted, tanulásmenedzsmented és weboldalad is profitálhat ezekből a megoldásokból.

1. Dropbox

A Dropbox az egyik leghatékonyabb és legfelhasználóbarátabb felhőalapú megosztási megoldás. A csapatok a Dropbox segítségével jobban kezelhetik a megosztott fájlokat, csökkentve ezzel az e-mail szükségességét és javítva az alkalmazottak közötti együttműködést. Integrálható az intranetes megoldással, így a csapattagok egyetlen kattintással könnyedén beilleszthetik tartalmaikat a csapat munkaterületére. A tartalom ezután feltölthető a Dropboxba, és vizuálisan megjeleníthető. Tartalomkereső funkciót is tartalmaz.

2. Google-munkatér

A Google Workspace (korábban G Suite) biztonságos együttműködési és termelékenységi alkalmazásai vállalkozások számára. Tartalmazza a Gmail, a Calendar, a Drive, a Docs, a Sheets, a Slides, a Meet és még sok mást. Mivel webalapú, a G Suite a legtöbb böngészőben működik, bármilyen operációs rendszeren. Emellett központi adminisztrációs felülettel rendelkezik, amely gyorsan és egyszerűen teszi lehetővé a felhasználók beállítását és kezelését.

3. Microsoft 365

A Microsoft egy termelékenységi szoftver szervezetek és magánszemélyek számára. A Microsoft 365-tel egyetlen integrált megoldás áll rendelkezésére, beleértve a Teams, a OneDrive felhőalapú tárhelyet és az Office-alkalmazásokat, fejlett biztonsági lehetőségekkel. Csatlakoztassa a tartalomkezelő platformjához, hogy a tárolt dokumentumokat könnyedén böngészhesse, szerkeszthesse és menthesse közvetlenül a Microsoft Office-ból. A OneDrive Connector például lehetővé teszi, hogy intranet- vagy portálmegoldásán belül könnyedén hozzáférj a OneDrive-ban tárolt fájlokhoz és dokumentumokhoz.

Az Office 365 integráció segítségével megnyithatod, kommentálhatod, módosíthatod és mentheted a dokumentumokat a böngészőn belül. Ez a platform sokkal hatékonyabb együttműködést tesz lehetővé. A SharePoint egy másik eszköz, amely a 365-tel együtt elérhető. Ez egy webalapú együttműködési platform vagy egy on-premise szoftver a te alkalmazottai számodra. Csatlakoztasd ezt az intranetjéhez, hogy a SharePoint-tartalmakat mappákhoz rendelhesd, és így lehetővé tedd a manuális vagy automatikus szinkronizálást. Dokumentumokat és SharePoint-oldalakat, valamint képeket is központilag közzétehet az intraneten.

4. Microsoft Teams

A Microsoft Teams (korábban Skype for Business) mostantól a Standard és a Premium üzleti csomagokhoz is jár. Lehetővé teszi a másokkal való együttműködést egy dedikált online munkaterületen belül, ahol beszélgetéseket folytathat és dokumentumokat oszthat meg. Személyek vagy csoportok közötti üzenetküldést, hang- és videohívásokat kínál. A csatornák - csoportos csevegőszobák - meghatározott témák, például munkaprojektek köré hozhatók létre, és lehetnek privát vagy nyilvánosak. Ez egy költséghatékony kommunikációs platform a más országban tartózkodó egyénekkel való kommunikációra.

5. Zoom

Mivel a COVID-19 arra kényszerítette az irodai alkalmazottakat, hogy otthonról dolgozzanak, a Zoom népszerűsége robbanásszerűen megnőtt. A Zoom Meetings egy videokonferencia platform, amelyet értekezletek tartására használnak. A prémium verzióval a Zoom meetingek akár 1000 résztvevőt, hívásrögzítést, korlátlan számú telefonhívást és még sok mást is kiszolgálhatnak. A Zoom többek között azért robbant be a népszerűségbe, mert webinárium-hoszting szolgáltatásokat is kínál. A Zoom webináriumokkal akár 50 000 ember is részt vehet élő videó webináriumán, egyedi virtuális háttérrel. Használja ki az interaktív és dinamikus tulajdonságokat, beleértve a kérdés-feleletet, a szavazást, a kézfelemelést, a jelentéstételt, az MP4/M4A felvételt átiratokkal, valamint a regisztrációs lehetőségeket, például emlékeztető és nyomon követő e-maileket.

6. GoTo

A Zoom alternatívája, a GoTo egy egységes kommunikációs platform, amely videokonferencia-, webinárium- és telefonrendszer-megoldásokat tartalmaz.

A GoTo segítségével ülésenként akár 25 nagy felbontású videótovábbítással is együttműködhetsz, megoszthatsz alkalmazás- és asztali információkat, és még sok minden mást is. A jegyzeteléshez rajzeszközök, virtuális táblák, sőt, könnyen használható dokumentummegosztás is tartozik hozzá.

7. Webex

A Zoom és a GoTo vállalati fókuszú alternatívája, a Webex by Cisco a vezető vállalati megoldás videokonferenciákhoz, online értekezletekhez, képernyőmegosztáshoz és webináriumokhoz. A Webex segítségével fájlokat tölthetsz fel mellékletként, így az élő webinárium vagy értekezlet résztvevői közvetlenül láthatják és letölthetik azokat.

8. Slack

A Slack egy csoportos üzenetküldő kommunikációs szoftver, amely valós idejű üzenetküldéssel, archiválással és kereséssel segíti a csapatok elkötelezettségét, és javítja a projektekkel és témákkal kapcsolatos kommunikációt. A bizalmasabb információkhoz privát tereket is létrehozhatsz kevesebb csapattaggal.

9. Monday.com

A monday.com segítségével építőelemek - például táblák, nézetek, diagramok, automatizációk és integrációk - segítségével munkafolyamat-sorozatot hozhatunk létre a folyamatok, projektek és napi feladatok futtatásához. A felhasználók egy táblával, vagyis egy vizuális szupertáblával kezdenek, amelyben a projekt vagy a csapat minden tagja naplózhatja az elvégzendő feladatokat, és állapotjelentésekkel és egyéb releváns információkkal frissíti azokat.

10. Asana

Az Asana egy másik jól ismert projektmenedzsment platform, amely hasonló funkciókkal rendelkezik, de másképp mutatja be. A Monday.com-hoz hasonlóan lehetővé teszi a feladatok vizuális szervezését. Listákat, idővonalat vagy táblákat tekinthet meg kezdeményezéseihez, megbeszéléseihez és programjaihoz. Az Asana feladatkezelési, együttműködési, dokumentum-, munkafolyamat- és projektportfólió-kezelési funkciókat kínál.

11. Trello

Kezd el a Trello táblával, listákkal és kártyákkal a projektek kezelését vagy a feladatok szervezését. Ezeken belül pedig létrehozhatsz feladatlistákat és delegálhat kollégák között, ellenőrizheted az idővonalakat, a termelékenységi mérőszámokat és még sok mást. Lehetőség van arra is, hogy megjegyzéseket rendelj a kártyákhoz, hogy gyorsan megjegyzéseket fűzhess másokhoz. A Trello továbbá számos integrációval büszkélkedhet olyan alkalmazásokkal, mint az Evernote, a GitHub, a Google Drive és a Slack. Az alkalmazás ingyenesen letölthető, de vannak prémium opciók is, amelyek több funkcióhoz biztosítanak hozzáférést.

12. Basecamp

A Basecamp egy együttműködésre összpontosító projektmenedzsment eszköz, amely megkönnyíti az emberek számára a közös munkát és az egymással való kommunikációt. A Basecampen belül a munkát projektekre bontja. Minden egyes projektben nyomon követheted az összes feladatot, határidőt, fájlt, beszélgetést és bejelentést. Vannak üzenőfalak, teendők, ütemtervek, fájltárolás, valós idejű csoportos csevegés és automatikus bejelentkezési kérdések.

13. Podio

A Podio egy online együttműködési alkalmazás, amely automatizálja a munkafolyamatokat és folyamatokat. Alkalmazásokat lehet választani az Apps Marketből, vagy saját egyéni alkalmazást lehet készíteni. A HR-osztály például kiválaszthat egy alkalmazást, amely segíthet a beszállásban és a toborzásban. Ez különböző HR-feladatokat, álláshirdetéseket, naptárakat, beszélgetéseket és egyéb információkat tartalmaz, amelyek segítik a beilleszkedési folyamatot.

14. Jira

A Jira egy probléma- és projektkövető eszköz. Felhasználói történeteket és problémákat hozhat létre, sprinteket tervezhet, és feladatokat oszthat szét a szoftvercsapatban, valamint teljes áttekinthetőséggel, teljes kontextusban priorizálhatja és megvitathatja a csapat munkáját. A Jira scrum board különösen hasznos a csapatok számára, mivel vizuálisan megjeleníti a projektek előrehaladását a fejlesztési ciklus során.

15. Confluence

Gondolj a Confluence-re úgy, mint egy vállalati wikire. Ez egy nagyszerű eszköz a vállalati információk, például dokumentáció, szabványos eljárások stb. rögzítésére, tárolására és elérésére. A dinamikus oldalak lehetőséget biztosítanak a csapatodnak bármilyen projekt vagy ötlet létrehozására, rögzítésére és együttműködésére, beleértve a fájlokat, ötleteket, jegyzőkönyveket, specifikációkat, mockupokat, diagramokat és egyebeket.

Melyik felel meg a legjobban az igényeidnek?

A mai üzleti környezetben az együttműködés, a kommunikáció és a kapcsolatteremtés elengedhetetlen a sikerhez. A digitális kommunikáció kulcsfontosságú ezen interakciók maximalizálásához. Vállalkozásod nagymértékben támaszkodik bizonyos rendszerekre, platformokra és alkalmazásokra a hatékony kommunikáció és termelékenység érdekében. Hol kezd tehát?

Talán itt az ideje, hogy feltedd magadnak ezeket a kérdéseket:

Kihasználod-e a lehető legtöbbet a népszerű közösségi médiaplatformokból?

Szükséged van a munkafolyamatok és a termelékenység növelésére?

Jól kezeled az új alkalmazottak beilleszkedését, és a jelenlegi munkatársakat is folyamatosan tájékoztatja?

Teljesen optimalizálod a vállalkozásod a kommunikációt és a belső kapcsolattartást?

A honlapod központi szerepet játszik az online jelenlétedben? Felhasználóbarátok-e a létrehozási és automatikus frissítési lehetőségek?

A hiányosságok megértésével és azonosításával jobb helyzetben leszel, hogy a szervezet számára megfelelő technológiát válassz.

A platformok és szoftverek egyesítése

Nincs olyan platform vagy szoftver, amely minden igényt kielégíthetne. Ezért olyan fontos, hogy olyanokat válassz, amelyek integrálhatók a szervezetében meglévő platformokkal és szoftverekkel.

Fontold meg az intranet használatát kommunikációs és együttműködési igényeid alapjaként. Az intranet használatának két fő előnye van:

Beépített integrációval rendelkezik számos harmadik féltől származó platformhoz és szoftverhez, köztük a fent említettek közül sokhoz. Ez azt jelenti, hogy az intranet segítségével konszolidálhatűod a rendszereket és csökkentheted a költségeket. Emellett ingyenes API-hozzáféréssel is rendelkezik, amely lehetővé teszi akár a te fejlesztői, akár a szállító fejlesztői számára, hogy szükség szerint bővítsék az intranetet, valamint hogy új, az igényeidhez igazodó integrációkat adjanak hozzá.

Több tucat beépített funkcióval rendelkezik, köztük közösségi hálózati eszközökkel, csoportos munkaterületekkel, tartalomkiadással, dokumentumkezeléssel és e-mail marketinggel. Képes helyettesíteni az önálló kommunikációs és együttműködési platformok és szoftverek számos funkcióját.

Az intranet központi digitális munkahelyi csomópontként működik a munkatársak számára, integrálódik a meglévő rendszerekbe; megkönnyíti az adminisztrációs személyzet számára a tartalom és a kommunikáció kezelését, a többi munkatárs számára pedig az információk megtalálását és az egymással való kapcsolattartást.